איך לעבוד מהבית ולהתמודד עם ההסחות ב-5 צעדים פשוטים

היי,

בשבוע שעבר, הבאתי 3 שיטות להתמודד עם רגשות שליליים. השבוע, נמשיך לענות על שאלות שעלו מסקר הקורונה שלנו והפעם: איך אפשר ליצור סדר יום יעיל כשעובדים מהבית?

עד כמה זה כבר יכול להיות מורכב לעבוד מהבית?

פעם, כמעט כל מי שהיה שומע שברוב הזמן אני עובד מהבית היה מסתלבט עליי. לשבת בפיג'מה בבית. בנוחות. במזגן. בשעות שאני קובע לעצמי. יוצא לפגישות ולהרצאות כשצריך. ושאר הזמן, ב"זולה" שלי. מה כבר יכול להיות מורכב בזה?

זה לא עזר שהסברתי להם שזה לא פשוט. שכמעט כל "יתרון" כזה יכול להיות גם חיסרון. כי אני זה שצריך לרתום ולדרבן את עצמי לעבוד. להתמודד עם ההסחות. להחליט מה סדר העדיפות שלי כרגע. ואיך לסדר את היום כדי שאספיק לעבוד לפני שאאסוף את הילד.

כל זה השתנה ביום אחד. היום שהודיעו על סגר כללי בארץ. רבים הוצאו לחל"ת. אחרים נאלצו לעבוד מהבית. אלו שיכלו. חלקם עדיין שם. ורבים מחבריי העצמאיים, עדיין נאבקים למצוא פתרונות יצירתיים כדי לעבוד. מהבית או מחוצה לו. מאז, כולם גילו עד כמה זה מורכב.

מי שעוקב אחרי הבלוג, כבר יודע שרגע אחרי תחילת הסגר כבר כתבתי מאמר על נושא ניהול הזמן בעבודה מהבית שרצוי לקרוא. היום רציתי לדבר על משהו שונה. פחות ברמת הטיפים ויותר ברמת יצירת מערכת שתגרום לנו להפוך ליותר יעילים. אז יאללה, נתחיל:

שלב 1: ליצור חלל עבודה

אחת הסיבות שאנשים מעדיפים להגיע לקורסים פרונטליים (לא רק ב-NLP) על פני קורסי אונליין, הוא החוויה. ולא רק טיב ההרצאה עצמה או התכנים. אלא גם עצם היציאה למקום אחר. ההתנתקות מהיומיום. הסביבה השונה. והעיקרון הזה בדיוק, יכול לשרת אותנו פה.

על רגל אחת, זה נקרא ב-NLP יצירת מסגרת. כמו שכשאני מקדים בדיחה באמירת "אני חייב לספר לך בדיחה שקרעה אותי מצחוק", זה יגרום לבדיחה להיתפש כמצחיקה יותר. אם היא לא ממש גרועה כמובן. ובדיוק ככה נוכל ליצור לנו סביבת עבודה יעילה.

איך נעשה את זה? מאוד פשוט: נחליט על חדר או חלל מוגדר בבית שיתפקד כ"עבודה". ממש להגדיר מקום שבו לא נעשה דבר מלבד לעבוד. ושם, נסדר לעצמנו פינת עבודה שיהיה נוח לעבוד בה ונעבוד בה. ומכיוון שהגדרנו אותה ככזו, היא תכניס אותנו ל"מצב עבודה".

שלב 2: להימנע ממלכודות רגשיות

יש דבר אחד שמשותף לכל הסחות הדעת. הן עובדות עלינו הכי טוב כשאנחנו כבר מוסחים רגשית. ומאוד קל להסיח אותנו רגשית. כמעט כל דבר יכול לעשות את זה. בעיקר בתקופה שבה הבלבול נמצא בכל מקום.

לכן, עלינו להימנע ממלכודות רגשיות בזמן העבודה: להימנע משיחות אישיות שלעתים סוחפות אותנו לדרמות של אחרים; להימנע מקריאה באתרי חדשות או ברשתות חברתיות על נושאים שמעצבנים אותנו; או כל דבר אחר שניתן למנוע. יהיה זמן לזה מחוץ לשעות העבודה.

שלב 3: להגדיר מראש זמנים לסוגי משימות שונים

על פניו, ברור מאליו שצריך לתעדף משימות מסוימות על פני אחרות. רק שבפועל, אצל רוב האנשים התכנונים נשארים בתיאוריה ובפועל – כל הזמן נכנסים דברים דחופים. ובעוד שזו בעיה נפוצה ומוכרת גם בעבודה משרדית, בבית היא הרבה יותר חמורה.

אנשים למדו שכדי לקבל יחס וחשיבות, הם צריכים כל הזמן לנפנף בכרטיס ה"קרייסיס". אסון. סוף העולם. כאילו הבעיה שלהם היא הכי חשובה. רק שבפועל, יש מעט מאוד דברים שדורשים התייחסות מיידית. אפילו אם הם צועקים. או שולחים מיילים בהולים ומלחיצים.

במקום זה, אני ממליץ לרכז סוגי פעילות דומים בשעות ספציפיות. שעות שבהן עובדים. שעות שבהן חוזרים לשיחות טלפון. שעות שבהן מתכננים, מפתחים ויוצרים. ויש לזה יתרון עצום: כשאנחנו נשאבים לסוג חשיבה מסוים ועקביים בו, אנחנו יעילים יותר ביישום שלו.

שלב 4: לצמצם את אורכי הפגישות

לפגישות יש את הנטייה המצחיקה להתארך ככל שנותנים להן. אנחנו אוהבים את הסמול טוק שבהתחלה. ופתאום מוצאים את עצמנו מדברים על עצמנו. או על ביבי. או על חוויות משותפות מהעבר. ואז אנחנו מבזבזים זמן עבודה יקר על משהו שיכולנו לעשות בזמן הפנוי שלנו.

פגישה של שעה וחצי יכולה לקחת גם שעה. וגם חצי שעה. זה מאוד תלוי בנו וברצון שלנו לאפס את שאר המשתתפים כלפי מטרת הפגישה. רק שכדי לעשות את זה, צריך לעשות 2 דברים: לקבוע מטרה לשיחה ולהגדיר פעולות שחייבות להתבצע לקראת הפגישה הבאה.

בצורה הזו, הפגישות הופכות לכלי יעיל לבדיקת התקדמות ולהנעת תהליכים לקראת הגעה למטרה משותפת. וזה חובה. כי קל מדי להתפזר. על אחת כמה וכמה, אם הפגישות האלה נערכות בזום. שם, הרבה יותר קל להתפזר בגלל שאנשים גם ככה מול מחשב.

שלב 5: לקבוע זמני עצירה

ישיבה ממושכת מול מחשב, היא הדרך היעילה ביותר ליהנות מכאבי גב ופרקים (כפות ידיים, מרפקים וכן הלאה). כן, גם אם אנחנו צעירים יחסית. לכן, רצוי להחליט שבכל שעה נקום קצת מהכיסא. נלך טיפה. נתמתח. ואז נחזור למרתון.

באותה המידה, אנחנו חייבים לקבוע גם את סוף היום. הזמן שבו אנחנו עוצרים ונושמים. מפנים זמן לאנשים שחשובים לנו. אפילו צופים בסדרות. הכל, רק לא לעבוד. זה זמן קריטי. מאפשר לנו לטעון את היכולת להתמודד עם האתגרים והמורכבויות של היומיום.

בנוסף, זה גם בריא בפיתוח מערכת היחסים מול הלקוחות שלנו. הם צריכים לקבל את העובדה שיש שעות שבהן אנחנו לא עובדים. ושאנחנו לא חייבים להיות זמינים כל הזמן. שעות של חופש שהמטרה שלהן היא לפנות אותנו רגשית לכל דבר אחר.

לסיכום: חמשת השלבים הפשוטים ליישום האלה הם הבסיס ליצירת סביבת עבודה שמניעה אותנו לעבוד. וברגע שניישם אותם, כבר יהיה לנו קל יותר לעבוד בצורה יעילה מהבית. עכשיו, צריך רק ליישם אותם ולבדוק.

זהו להיום. עכשיו מסקרן אותי לשמוע: האם ישנם דברים שעשית ועוזרים לך לעבוד בצורה יעילה יותר מהבית?

שיהיה לך שבוע מעולה,
ליאור