יש לך רק 24 שעות? 5 הטיפים הטובים ביותר שקיבלתי על ניהול זמן ישדרגו לך את ההספק

היי,

בפעם הקודמת, הזמנתי אותך להפוך לחלק מהדבר המסקרן ביותר שיצרתי בנוגע לכריזמה. ורגע לפני שנתחיל במאמר, רציתי להודות לכל מי שהפך לקבוצת ההקמה של הפרויקט. כל השאר, יגלו את הפרטים המדויקים בעוד מספר חודשים. אז תודה ענקית!

היום, ניגע בנושא שהעלתה דניאל, קוראת קבועה של הבלוג: יש לי המון מטרות שאני רוצה להשיג, רק שבסופו של יום אני נסחפת לתוך שגרת היום יום שלי ובסוף היום – מגלה שלא עשיתי את מה שרציתי. איך אפשר לנהל את הזמן שלי יותר טוב?

לחיות במגבלות הזמן הקיים

כשאנחנו מסתכלים על האנשים שהכי מצליחים בתחומנו, זה מתסכל בדיוק באותה מידה שזה נותן השראה. מצד אחד, הם בני אנוש. בדיוק כמונו. ויש להם בדיוק את אותה כמות הזמן שלנו יש. כך שעל פניו, אנחנו אמורים להיות מסוגלים להספיק לעשות את מה שהם עושים.

מצד שני, ההספק שלהם במהלך העבודה הוא משמעותית יותר משל כל השאר. עד שזה לפעמים קצת מוציא את האוויר. וחבל. כי ברור לנו שאם נספיק יותר בפחות זמן, זה ישפר את רמת החיים שלנו. או לפחות את המידה שבה נחזור רגועים הביתה. יודעים שהספקנו הכל.

חשוב לציין: זה לא בגלל שאנחנו עצלנים. חס וחלילה. אלא בעיקר בגלל שרוב היום אנחנו מתפקדים באוטומט. עושים את הדברים שאנחנו רגילים לעשות. ופעם בכמה זמן, מקבלים משימות לביצוע "מהרגע להרגע". טעויות שיש לתקן. או משהו שלקוח הנחית ברגע האחרון.

התחושה שנוצרת היא שאף פעם אין לנו זמן. נורא מבאס. כי אם אין לנו זמן, אנחנו כל הזמן במרוץ להספיק כמה שיותר. לפעמים במחיר של רגשות אשמה על שלא הספקנו. או במחיר של לקיחת העבודה הביתה. ואז עובדים על חשבון זמן מנוחה. או כיף עם המשפחה והחברים.

אז איך אפשר לשנות את המצב?

זה לא חדש לאף אחד שאני פריק של יעילות. אם תהיה שיטה כלשהי להספיק יותר בפחות זמן, אני מיישם אותה באופן מיידי. רק שלא תמיד הייתי כזה. כן, גם אני הייתי באותה הלולאה של "להספיק או לחדול". רק שבאיזה שהוא שלב החלטתי שדי. לא בא לי יותר על הלחץ.

הרגשתי שהלחץ גומר אותי. כי אף פעם אין מספיק זמן. ויותר מזה, זה גם פגע בדימוי העצמי שלי. כי אם כל הזמן הרגשתי שאני לא עומד ביעדים… טוב לא יצא מזה. אז החלטתי שדי. לא מוכן לעשות את זה לעצמי יותר. והתחלתי לחפש דרכים יעילות לעשות את זה.

רק שכאן, הייתי צריך להתגבר על 2 דברים: הראשון, הוא מגבלת הזמן. יש רק 24 שעות. ולא היה לי כסף אז לשכור אדם שיבצע חלק מהעבודה שלי. כך שהייתי צריך להבין איך למצות יותר מ-24 השעות. או מישהו שמוכר שעה נוספת ביום. עוד לא מצאתי אחד כזה.

השני, הוא התפקוד האוטומטי שלנו. אנחנו רוב היום מתפקדים בצורה די אוטומטית. ומכיוון שכך, אם לא נשבש אותו קצת, ברוב הזמן לא נזכור ליישם את הטיפים. רק שפה חשוב לציין כי רצוי שהגורם המשבש הזה יהיה מספיק כדי שנזכור. ולא יותר מדי כדי שנוכל להיות יעילים.

מהם הטיפים הטובים ביותר שיעזרו לך לנהל את הזמן שלך יותר בקלות?

הטיפים הבאים הם לא חדשניים. הם לא מכילים כלי NLP שישנו לך את תת המודע. עם זאת, רוב האנשים לא משתמש בהם. גם אלו שכן מכירים אותם. לכן, גם אם הם נשמעים פשוטים, זה הזמן להתחיל ליישם אותם. דווקא בגלל שהם פשוטים. ולגלות איזה שינוי הם עושים בחיים:

א. למצוא גורם משבש ולהשתמש בו – כשאנחנו רגילים להתנהג בצורה מסוימת, לא נשנה אותה אלא אם משהו לא יעבוד כמו שצריך. זו הסיבה שבגללה, מצבים של כישלונות יוצרים את הזמן היחיד שבו נוכל ללמוד משהו חדש. מניסיון.

רק שלא תמיד נרצה להיכשל בכוונה, רק כדי להיות יותר עירניים. למרות שרגעי העירנות האלה הם הזמנים היחידים שבהם נוכל ליישם את השינוי. אז מה נעשה? נמצא גורם משבש קטן. כמו למשל להחליף יד לשעון. או שפה במערכת ההפעלה של הסלולארי.

זה נשמע כמו משהו לא חשוב, רק שכשפתאום אנחנו צריכים לבדוק שעה או להשתמש בטלפון, ההרגל האוטומטי לא עובד לנו. ואז אנחנו חייבים להפוך למודעים. אז, זה בדיוק הזמן לבחון אם אנחנו עושים את מה שאנחנו אמורים ואם לא – לתקן.

ב. להציב פחות מטלות לביצוע – יש המון דברים שאנחנו רוצים להספיק. ומכיוון שכך, אנחנו שמים הכל ברשימת ה"לבצע". רק שכשיש לנו יותר מדי משימות לבצע, זה גם מרגיש ככה. ומוציא את האוויר מהמפרשים. כי לעשות הכל, אין לנו זמן וכוח.

לכן, עלינו להציב מטלה או 2 לכל היותר. ואם אפשר, להתחיל מלבצע את הפשוטה יותר. זה ייתן לנו "רוח אחורית" להתחיל את השניה. כי כל הצלחה מחזקת אותנו. ואם יש לנו עוד מטלות? פשוט לשמור את הכי חשובות ככאלה שחשוב לבצע. ואת השאר לרשום.

אחרי שביצענו את הכי קרובות, נטפל בבאות. וכן, אני יודע שלפעמים נכנסות מטלות שחשוב לבצע ונדחפות לרשימה. ועדיין, ראוי שנסיים גם את אלה שהן לא "כיבוי שריפות". כי יש גבול כמה אפשר לדחות אותן. ואז, אנחנו נבצע אותם בלחץ. רצוי להיפטר מהן בצורה מסודרת.

ג. למדוד את ההתקדמות שלנו – אני בדרך כלל מעדיף שלא להציב מטלות ש"פשוט צריך לבצע אותן". כי אם אני בוחן מטלה מורכבת בשלמותה, היא בדרך כלל מורידה מוטיבציה. מצד שני, אם אני מחלק אותה למשימות משנה מתוזמנות, זה כבר משהו אחר.

אז, אני יכול להשתמש בתוכנות שמסדרות משימות (כמו Trello או Asana המעולות) וגם מראות לי בכמה אחוזים אני ביחס למשימה. וכן, יש משהו שמאוד כיף בלראות את אחוזי המשימה מתקדמים ככל שאני מתקדם בביצוע. זה הופך את זה קצת למשחק. ומדרבן מאוד.

ד. להשאיר הפסקות בין מטלה למטלה – זו טעות מאוד נפוצה. אנשים חושבים שבגלל שהם כבר "על הסוס", רצוי שיבצעו את הבאה בתור. בעיקרון, זה לא באמת רע. רק שאני ממליץ לקחת הפסקונת בין אחת לשניה. למה?

מ-2 סיבות. הראשונה, היא לצ'פר את עצמנו על ההצלחה. אם אנחנו מתרגלים לתגמל את עצמנו בצורה חיובית על הצלחה, היא נצרבת אצלנו טוב יותר ובונה את הביטחון העצמי שלנו. השניה, היא לאפשר לעצמנו לטעון את עצמנו מעט.

כשעושים ועושים ועושים זה אמנם כיף. רק שלאורך זמן זה עשוי לשחוק מעט. ולתת תחושה מאוד בודדה. את זה יגידו רוב האנשים שהם הישגיים מאוד. ולכן, אפשר לעשות הפסקה קטנה להתאוורר. ולו רק להתמתח ולהסתובב טיפה. או לדבר עם אדם אחר. ואז לחזור לעניינים.

ה. להפסיק לכוון לשלמות מראש – זה ברור שרובנו רוצה לעשות כל דבר בצורה הטובה ביותר. על אחת כמה וכמה כשמדובר במטלה שחשובה עבורנו. רק שלכוון כל הזמן לשלמות זו כשלעצמה מטלה מאוד מייאשת. אני אסביר למה:

כשאנחנו עושים את מה שצריך, אנחנו נשאבים לתוך זה. מתחילים לבצע אפילו רק 5 דקות ונסחפים לתוך זה. רק שאם אנחנו מתחילים להיסחף ואז עוצרים כדי לערוך את מה שעשינו (נגיד בכתיבה), אנחנו עוצרים את הזרימה. ואז חוזרים ואז שוב עוצרים כדי לערוך.

זה מרגיל את המוח שלנו להגיב לא נכון. במקום להיות בזרימה של עשייה ובסוף לערוך, אנחנו זזים כל פעם קצת. וזה הגיוני במצב שכזה שיהיה לנו קשה להתקדם. אז מה נעשה? בדיוק כמו בסעיף ג. נתייחס לזה כ-2 משימות שונות. בראשונה נבצע. בזו שאחריה, נערוך ונתקן.

זהו להיום. עכשיו, אשמח לשמוע: מה דעתך על המאמר?

שיהיה לך שבוע מעולה,
ליאור