היי,
בשבוע שעבר, דיברתי על שיטה בת 5 שלבים להתאוששות אחרי קבלת דחייה וליציאה נכונה לדרך. השבוע רציתי לגעת בנושא קצת שונה אבל מאוד נדרש עבורך. לאחרונה, הספקנו לחזור מפסח, לעבור דרך יום הזיכרון לשואה ובקרוב מאוד נכנס ליום הזיכרון לחללי צה"ל ויום העצמאות.
במילים אחרות, כשנחזור לעבוד ביום רביעי הקרוב יצפה לנו עומס עבודה בלתי רגיל אשר נוצר כתוצאה מכל הימים שבהם לא עבדנו. עם זאת, לעתים קרובות ניהול הזמן שלנו אינו בעיה נקודתית הקשורה לחגים אלא בעיה אשר רק מחריפה לאחר חופשות וחגים.
למה יש לרוב האנשים בעיית ניהול זמן?
ניהול הזמן שלנו הופך בשנים האחרונות לאחת המשימות הקשות ביותר לביצוע. בשל עלייה במורכבות הטכנולוגית ובטיב השירות שאנו נותנים ללקוחות שלנו, אנו נאלצים לעבוד יותר ולהספיק לעשות יותר דברים במהלך חיי היום יום שלנו. וזאת, אם נשים בצד רק לאלפית שנייה את המשפחה והילדים.
עודף המשימות הללו לא היה אמור להיות בעייתי. על פניו, אלו משימות קטנות אשר אמורות לגזול מאתנו רק עוד 10 דקות פה ו-10 דקות שם. עם זאת, משום מה התוספות הקטנות הללו גורמות לנו להשתהות יותר גדולה בין משימה למשימה. ויש לכך סיבה.
בני אדם מתייחסים לחלוקת הזמן שלהם בין מטלות דרך אחת מ-2 דרכי חשיבה:
1. מהכלל אל הפרט – חשיבה מהכלל אל הפרט היא כזו שבה אנו מעדיפים "לראות את התמונה המלאה" ורק לאחר מכן (אם בכלל) להתמקד בפרטים. צורת חשיבה זו נדרשת בעיקר כאשר אנו צריכים לתכנן דברים מורכבים וארוכי טווח, הצבת מטרות או ליצור משהו חדש יש מאין.
2. מהפרט אל הכלל – חשיבה מהפרט אל הכלל היא כזו שבה אנו מעדיפים להתמקד בפרטים ורק לאחר מכן (אם בכלל) "לראות את התמונה המלאה". צורת חשיבה זו נדרשת כאשר אנו צריכים לבצע משימה בזמן אמת, להתמקד בפרטים או לתכנן משהו קצר טווח.
לכל אחד מאתנו יש דרך אחת מבין ה-2 שהיא המועדפת עליו. וזה לא טוב או רע. ההעדפה לבחון דברים מהכלל אל הפרט ולהיפך הינה רק אחת מני ברירות מחדל חשיבתיות רבות הנקראות ב-NLP תוכנות על. אם נדע באיזו דרך אנו מעדיפים להשתמש, נוכל למנף אותה כדי להציב משימות ביעילות.
בכל פעם שאנו משתמשים בדרך חשיבה אחת וצריכים לעבור לשנייה, המוח שלנו נדרש להתאמץ. הרי מדובר ב-2 צורות חשיבה הפוכות ומנוגדות. אם אדם אינו מודע לכך ונאלץ לנווט בין משימות המפעילות את 2 צורות החשיבה הללו, הוא יבלה חלק נכבד מיומו בניסיונות להתאפס על עצמו.
הזמן שנדרש לנו כדי להתאפס במעבר בין 2 צורות החשיבה יוצר "זמן מת" רב במהלך היום. הזמן המת הזה הוא זמן שבו אנו איננו מאופסים ולכן עושים בו דברים שיסיחו את דעתנו מהבלגן שיש לנו בראש. כמו גלישה בפייסבוק או טלפונים שלא קשורים לעבודה למשל.
וזה רק גורם לבזבוז זמן גדול יותר.
3 שיטות פשוטות שיעזרו לצמצם את "הזמן המת" ולהספיק יותר
אם נצא מנקודת הנחה שאנו מעדיפים להיות מאופסים יותר במהלך העבודה כדי להספיק יותר, נרצה להכיר את 3 השיטות הבאות. 3 השיטות הבאות יעזרו לנו לנהל נכון יותר את צורת החשיבה שלנו, את המשימות שלנו ובהתאם לכך גם את הזמן שלנו:
1. חלוקת המטלות על פי צורת החשיבה הנדרשת – רוב האנשים כבר למדו כי חשוב לסדר את המטלות על פי סדרי עדיפויות. עם זאת, על מנת להספיק יותר במהלך היום שלנו ולהקטין את הזמן המת, חשוב גם לסווג את המטלות שלנו על פי צורת החשיבה הנדרשת כדי לתפעל אותן.
להזכירך, כל משימה הכוללת תכנון ארוך טווח, הצבת מטרות או כזו הדורשת יצירתיות היא כזו המפעילה חשיבה מהכלל אל הפרט. מצד שני, כל משימה הדורשת תפקוד ערני בזמן אמת, התמקדות בפרטים או תכנון קצר טווח היא כזו המפעילה חשיבה מהפרט אל הכלל.
כדי לחלק את המטלות באופן יעיל באמת, עלינו לעצור לרגע בזמן תכנון המשימות השבועי שלנו ולחלק אותן למקבצים לפי צורת החשיבה הנדרשת בהן. כך, נוכל ליצור רצף פעולות הדורשות את אותה צורת החשיבה ולהישאר מרוכזים לאורך זמן ארוך הרבה יותר.
2. לתזמן ולשבץ נכון – השיטה השנייה שנוכל ליישם כדי להספיק יותר היא לדעת לתזמן נכון יותר את הפעולות שאנו עושים. ברוב המקרים, אנו מניחים כי כל דבר ייקח את הזמן שהוא צריך לקחת ורק אחרי שנסיים אותו נוכל לבצע את הדבר הבא.
עם זאת, אנחנו מעוניינים להיות יעילים יותר ולכן חשוב שנדע כמה זמן בדיוק לוקח לנו לעשות כל דבר. אם ניקח שעון ונבחן כל פעילות שאנו עושים בעבודה (כמו לבנות הצעת מחיר למשל), נגלה כי בממוצע היא לוקחת לנו כמות די קבועה של זמן.
לכן, עלינו לתזמן את הפעילויות הקבועות שאנו מבצעים במהלך העבודה. אז, (ורק אז), נוכל להציב בצורה נכונה את אותה המטלה (עד רמת הדקה) ובכך להספיק הרבה יותר במהלך היום. השילוב בין השיטה הזו לבין חלוקת מטלות לפי צורת חשיבה יכולה לחסוך לנו דקות ואף שעות במהלך היום.
3. לעשות מבלי לשפוט – השיטה השלישית שנדרשת כדי להספיק לעשות יותר, היא כזו המתאימה לכל מצב שבו אנו צריכים לעשות משהו. כאשר אנו חושבים על הדבר שאותו אנו מבצעים ומשווים אותו לדברים שאחרים עושים או לדברים שיכולנו לעשות, אנו מבזבזים זמן על שיפוט מיותר.
אחד הדברים היעילים ביותר שאנו עושים הוא להרים את היד. אף אחד לא צריך לחשוב לפני הרמת היד. או לתת לעצמו מוטיבציה. כשצריך להרים יד, פשוט מרימים. עם זאת, לימדו אותנו להאמין כי חייבים מוטיבציה לפני עשייה ולכן איננו מחילים את עקרון היד המורמת על כל דבר.
אין דבר כזה מוטיבציה לפני מעשה. מוטיבציה היא התחושה שיש לנו בזמן שאנו עושים משהו ומרוכזים רק בו. לא המלחמה בשיפוט הפנימי. כאשר אנו רוצים להניע את עצמנו לעשות משהו, עלינו לוותר על השיפוט ופשוט לעשות אותו. וככל שניטיב להבין זאת מוקדם יותר, כך יהיה לנו קל יותר לבצע כל דבר שנחפוץ.
כמה מילים לסיכום: ברור לי ש-3 השיטות שהבאתי היום דורשות שינוי חשיבה קל ותכנון מעט שונה של השבוע או היום שלנו. עם זאת, בעידן שבו אנו נדרשים לספק יותר תוצאות בזמן קצר יותר, אין לנו אפשרות אחרת מלבד ללמוד לשלוט ביום שלנו טוב יותר.
ועכשיו, אשמח לשמוע: מה דעתך על המאמר?
צהריים טובים,
ליאור