איך להפסיק לבזבז זמן על פגישות עבודה ולהפוך אחרים ליעילים יותר ב-6 מילים?

היי,

בפעם הקודמת, הסברתי למה רובנו לא יעשה חצי ממה שתכנן לאחר פתיחת הסגר (ואיך להפסיק לדחות כמובן) היום, נענה על שאלה מאתגרת במיוחד של נעמה, קוראת חדשה של בלוג ה-NLP שלנו: איך אני יכולה להתנהג נכון בפגישות בעבודה כדי שזה לא ירגישו כמו בזבוז זמן?

למה פגישות לוקחות כל כך הרבה זמן?

כמעט כל אדם שעובד מול לקוחות מרגיש את זה. שכיר כעצמאי. וככל שאנחנו עובדים יותר מול לקוחות, זה יותר מורגש. מצד אחד, אנחנו נהנים מפגישות ומשיחות עם הלקוחות שלנו. מצד שני, בהרבה מאוד מקרים, היה ניתן לחתוך את השיחות האלו לדקות ספורות.

כן, גם ישיבות. אפילו החשובות. והכל בגלל חוק פרקינסון. אותו יועץ ארגוני מפורסם שכבר אז הבין שאורך המטלה יהיה לרוב הזמן שיוגדר לה. כלומר, אם הגדרנו שפגישת עבודה שאמורה לפתור איזו שהיא בעיה תארך שעתיים, ייקח לנו שעתיים לפתור אותה.

למה? בגלל משהו שנקרא ב-NLP מסגרת התייחסות. הגדרה שעוזרת לנו להבין משהו. ואם הגדרנו שמשימה אמורה לארוך שעתיים, אז בצורה לא מודעת, הגדרנו שהיא תסתיים בעוד שעתיים. אגב, אם נגדיר את אורך המשימה כ"עד שעתיים", יש סיכוי שהיא תסתיים לפני זה.

אז למה בכל זאת נדרשות פגישות ארוכות?

מתוך מה שכתבתי, ניתן להניח שפגישות ארוכות מיותרות. רק שזה לא מדויק. לאורך הפגישה, יש משמעויות נוספות. לדוגמה, ככל שנדבר יותר עם אדם, נוכל להכיר אותו יותר לעומק. זה יאפשר לנו להתגונן ממנו, אם כוונותיו שליליות. באותה מידה, נוכל גם ללמוד לסמוך עליו.

במקביל, הפגישות הארוכות מאפשרות לנו להעלות יותר מידע שרלבנטי לכל החלטה שצריכה להתקבל. זה לא תמיד יקל עלינו לבחור. מצד שני, זה ייתן לנו תמונה מלאה יותר. רק שלצערנו, הרבה מאוד פגישות ארוכות הן לא עד כדי כך יעילות.

ברוב המקרים, יש בזבוז זמן עצום. הרבה זמן נמרח על דברים שמשרתים את הקשר החברותי בינינו לבין שאר האנשים. כמו בדיחות. או פרק זמן סביר בתחילת השיחה שמוקדש לשיחת חולין. פוליטיקה, מזג אוויר ורכילות. ובשאר הזמן, השיחה לא תמיד מנוהלת נכון.

אילו 6 מילים יהפכו את השיחות שלנו עם אחרים ליעילות יותר?

כל הרעיון של מסגרת ההתייחסות ב-NLP הוא זה שעומד בבסיס יצירת השינוי. בין אם זה שינוי פנימי או שינוי דעתו של אחר. ואם נדע להגדיר משהו בצורה שונה (מסגור מחדש או ריפריימינג בשפת ה-NLP) ואדם אחר יקבל את ההגדרה, תשתנה צורת חשיבתו על הנושא.

לרוב בפגישות (ואפילו בסתם שיחות), אנשים יסבירו לנו מה צריך לעשות. או חייב לקרות. רק שמשום מה, לא יסבירו מה הם מתכוונים לעשות. ומכיוון שההגדרה תישאר כללית, בדרך כלל יקרה אחד מ-2: או שאנחנו נאלץ לעשות את זה, או שזה יישאר כללי וידרוש פגישה נוספת.

זה בדיוק המקום להשתמש בתגובה האהובה עליי. 6 מילים בדיוק: "מה צריך לעשות עד הפגישה הבאה?". והשאלה הזו, עוזרת להכווין את כל השיחה. אם אנחנו באמת מתכוונים להתקדם לפעולה, עלינו לדעת מה היא צריכה להיות.

מה המשמעות של קביעת הפעולות לפגישה הבאה?

קביעת הפעולות לפגישה הבאה היא קריטית. היא מאפשרת לכל משתתפי הפגישה לקחת אחריות על ההתקדמות. הופכת אותם לשותפים פעילים בתוכה. מסננת מתוכה את מי שלא חשוב. והכי חשוב: מאפשרת לנו למדוד את המיקום שלנו ביחס למטרת הפגישה או הפגישות.

ההמלצה שלי? לאפשר לכל אדם בפגישה להגדיר את הפעולות שהוא צריך לבצע עד הפגישה הבאה. להעריך מה תהיה ההתקדמות שלו בפעולות האלה עד הפגישה הבאה. ועצם ההתחייבות המשותפת, תדרבן אותו לעמוד במטרה שהגדיר.

עצם ההתמקדות במשימות שצריך לבצע לא רק תהפוך את הזמן שמחוץ לפגישות ליותר יעיל. היא גם תמקד את הפגישות בהצגת התוצאות ובצעדים הבאים שנדרשים. וכך, ניתן למקד את הפגישות, לחסוך זמן ולהרגיש שמיצינו את הפגישה בצורה יעילה. וזו הרי המטרה שלנו, לא?

עכשיו אשמח לשמוע בתגובות שמתחת למאמר: מה דעתך עליו?

שיהיה לך שבוע מעולה,
ליאור