אין לך דקה לנשום? 2 טיפים על ניהול זמן יפנו לך שעה נוספת ביום

בפעם הקודמת, הבאתי שיטה בת 4 שלבים שתגרום לאנשים להימשך אליך הרבה יותר ולרצות להיות בחברתך. הפעם, רציתי להתמקד בנושא מרתק מזווית NLPיסטית – הדרך שבה אנחנו מנהלים את הזמן (ומפנים לעצמנו יותר זמן פנוי על הדרך). או במילים אחרות, ניהול זמן.

נרקומנית של זמן

היא ישבה והחזיקה את הראש בשתי הידיים. כאילו שעוד רגע היה עושה צליל של פופ ונופל לשולחן, עליו נשענה. ולא רק הראש הרגיש לה בצורה הזאת. אלא גם החיים. הלחץ כבר היה בלתי נסבל. והיא לא ידעה כמה עוד תוכל לשאת ממנו.

בהתחלה דווקא היה לה קל בעבודה. האנשים נחמדים. אין הרבה נסיעה בפקקים בדרך. התפקיד היה מעניין ומגוון. הלקוחות היו נחמדים בדרך כלל. והבוס היה… לא יותר בוס ממה שציפתה ולא פחות.

היא קיבלה יעדים ועמדה בהם. מחאו לה כפיים. טפיחה על השכם. והיא הרגישה שמחה. כאילו מצאה את הבית שלה. בחודש הבא העלו את היעדים. כדי שיהיה אתגר. וגם בהם היא עמדה. ואז שוב העלו אותם. כי החברה חייבת להמשיך לצמוח.

היא כן רצתה לגרום להם להיות מרוצים. להיות חלק מההצלחה של החברה. אבל היעדים שהתגברו מדי חודש הפכו להיות כמו גל ענק. גל שפעם טיפסה עליו בקלות וגלשה עליו. והיום, הוא מתעצם בהדרגה ומאיים להטביע אותה על סף הדד-ליין.

הלחץ שהרגישה היה עצום. לא ידעה איך תוכל לבצע יותר שיחות מאלו שכבר ניהלה. לא ידעה איך לגרום ליותר אנשים להסכים. כאילו 24 השעות לא הספיקו למשימה. וזה מבלי להתייחס בכלל לדברים ש"הפילו עליה" בהפתעה. שרפות שחייבים לכבות.

היא התמכרה לזמן. וכמו כל נרקומן, הוא לא הספיק לה. כל הזמן הזדקקה ליותר. סבלה כשלא היה לה מספיק. והייתה לה התחושה שהיא יכולה להפסיק מתי שרק תרצה. היא פשוט רצתה להספיק רק עוד קצת לפני. כי ככה הם. נרקומנים של זמן.

איך ניהול זמן עוזר להספיק הרבה יותר בפועל?

בשיחות עם חברים ומכרים בזמן האחרון עולה בעיה אחת שוב ושוב. כל אחד ואחת מהם (וגם אני לא יוצא דופן) מרגיש שהדרישות ממנו רק עולות. צריך להצליח יותר ביחס לעצמך. וצריך גם להצליח יותר מהמתחרים. אלה שעובדים במקביל ואלה שעובדים בחברות מתחרות.

זה בסדר שהדרישות עולות. שיש אתגרים. שאנחנו בצמיחה כל הזמן. עם זאת, כל עמידה ביעדים מייצרת רף ציפיות גבוה יותר מהחודש הבא. כל מנהל רוצה להראות שהמחלקה שלו צומחת. כל בעל עסק רוצה לדעת שהעסק שלו מתפתח. שאין אצלו בעסק בעייה של דחיינות.

העניין הוא כזה: בזמן שההספק אמור לעלות מחודש לחודש, היכולת שלנו לייצר תוצאות בשטח לא תמיד עולה באותה המידה. בחלק מהזמן, זה בגלל שלכל אדם ישנו קצב התפתחות יכולות שונה. במקרה שכזה, קורסים (כמו NLP ולא רק) יכולים לעזור באופן משמעותי.

במקרים אחרים, אדם לא מסוגל לייצר יותר תועלת מכיוון שחסרות לו יותר שעות על מנת לייצר יותר תפוקה. אז, הוא נדרש ללמוד איך לנהל את הזמן שלו בצורה נכונה. נכונה יותר מהדרך שבה הוא עושה את זה כרגע בכל מקרה.

איך לפנות לפחות שעה נוספת ביום?

יש כבר לא מעט טיפים על ניהול זמן (גם בבלוג הזה יש לפחות 2-3 מאמרים על הנושא) באינטרנט. עם זאת, רציתי לתת הפעם 2 טיפים שדורשים שינוי חשיבה קליל בלבד על מנת לפנות לנו יותר זמן במהלך היום.

אלו הם הטיפים:

טיפ ניהול זמן 1: להחליף את השאלה

איכות התוצאות שלנו טמונה באיכות השאלות הפנימיות שלנו. הסיבה היא מאוד פשוטה: ככל שהשאלה שנשאל את עצמנו מדויקת יותר, כך נכוון את עצמנו למצוא פתרונות טובים יותר עבורנו.

רוב האנשים חושבים על הדברים שהם צריכים לעשות כמטלה שצריך להספיק לבצע. ויותר מכך, הם מתייחסים אליה כאילו צריך לבצע אותה במלואה. לכן, כשאין לנו את מספר הדקות או השעות הרצוי, אנחנו דוחים את הביצוע שלה.

עם זאת, ניתן לחלק את רוב המטלות למטלות משנה ואותן להתאים לתוך הזמן הפנוי הקיים. איך נעשה את זה בקלות? נחליף את השאלה "מתי אספיק לעשות את זה?" בשאלה "מה אני אספיק לעשות ב[כמות הזמן שאני יכול לפנות]?".

לדוגמה, נניח שאני צריך לסיים לערוך ולעצב את קבצי קורס ה-NLP החדשים שלנו וזו משימה שאמורה לקחת כ-10 שעות עבודה. ונניח שיש לי כרגע רק שעה פנויה. אם אני שואל את עצמי "מתי אספיק לעשות את זה?", אחפש ביומן יום שאוכל לפנות בו לפחות 10 שעות ברצף.

עם זאת, במידה ויש לי היום שעתיים פנויות ואשאל את עצמי "מה אני אספיק לעשות בשעתיים?" אוכל לבנות לעצמי מסגרת קטנה יותר שבה אספיק לערוך ולעצב לפחות 7 קבצים. זה אמנם לא יסגור את כל המשימה ועדיין – ישיג בה התקדמות.

טיפ ניהול זמן 2: להתכונן לשיחות טלפון

כיום, יש 2 כלי עבודה שבהם אנו משתמשים רוב הזמן. הראשון הוא האימייל שלנו. השני, הוא הטלפון. והסעיף הזה מתייחס לשיחות הטלפון אמנם, אבל נכון גם לתכתובות האימייל שלנו.

רוב האנשים לא באמת חושבים על שיחות טלפון עד הסוף. הם צריכים לשאול משהו או להגיד אותו… אז הם מתקשרים. ואז (בתקווה) השיחה (מנסה להיות) עניינית ו(לפעמים) גם מגיעים לפואנטה שלה (בזמן סביר). וגם זה אם הם זוכרים בסוף השיחה למה התקשרו.

על מנת לייעל את שיחות הטלפון שלנו, עלינו לחשוב על כך בדיוק כאילו שהיינו צריכים להעביר עכשיו מצגת. לפני השיחה, עלינו לעצור לרגע ולשאול את עצמנו "מה אני רוצה להשיג בשיחה הזאת?". את התשובות כמובן, יש לרשום על דף (או קובץ וורד לקטנוניים).

עצם ההתכווננות בתחילת השיחה לכיוון התוצאה הרצויה מאפשרת לתת המודע שלנו ליצור שיחה שנעה להשגתה. מעבר לכך, עצם כך שהתוצאה כתובה לנו מול העיניים מאפשרת לנו לחזור לדבר לעניין (לכיוון השגת המטרה) אפילו אם דעתנו הוסחה לרגע.

זהו להיום. עכשיו מסקרן אותי לקרוא בתגובות פה למטה: מה דעתך על המאמר? האם הנושא של ניהול זמן ברור לך יותר בזכותו?