קבלת החלטות ברגע: מהי השאלה הפשוטה שמאפשרת לי להחליט במהירות כל הזמן?

בפעם הקודמת, הצגתי 5 מיתוסים נפוצים על מוטיבציה שמונעים מאתנו לצאת לדרך. היום, נענה על שאלה על קבלת החלטות שהעלתה נועה, קוראת חדשה בבלוג ה-NLP שלנו: איך אפשר לקבל החלטות במהירות ובזמן אמת?

מה הקשר בין כמות המידע ליכולת לקבל החלטה?

הכי קל להחליט כשיש לנו את כל המידע. הרי ככל שיש יותר מידע, אמור להיות לנו קל יותר להעריך איזו אפשרות היא הטובה ביותר עבורנו. או לפחות, זה מה שנדמה לרובנו. כי דווקא עומס יתר של מידע, יכול לגרום לנו דווקא לדחות את קבלת ההחלטה במקום לצאת לדרך.

מצד שני, מאוד קשה להחליט בזמן אמת כשאין לנו מספיק מידע. הרי אנחנו לא יכולים לשקול בצורה מלאה את כל אחד מהצדדים ולקבל את ההחלטה. שלא לדבר על להיות שלמים עם ההחלטה שקיבלנו. וזה, לא פחות חשוב.

כמעט כל אדם שיצא לי להכיר מתחרט על איזו שהיא החלטה שביצע. ולא כי אפשר היום לשנות את המצב. מה שהיה היה. ואם יש לכם מכונת זמן, אשמח לשמוע. רק שבדיעבד, יכולנו להחליט טוב יותר, אם היינו יודעים את מה שאנחנו יודעים היום.

אז איך מוצאים את האיזון בין יותר מדי מידע למעט מדי מידע? ואיך יודעים אם המידע שאנחנו בודקים הוא בכלל המידע שבאמת יעזור לנו בקבלת החלטות? איך יודעים להרגיש שלמים יותר עם הבחירות שלנו? כאן בדיוק נכנסת שיטת 5 ה"למה".

מהי שיטת 5 ה"למה"?

בשנות ה-30 של המאה הקודמת, פיתח סקיצ'י טויודה (מייסד טויוטה) שיטה שתאפשר לו לקבל החלטות במהירות. על פי התפישה שלו, כדי להבין למה משהו השתבש המנהלים צריכים לצאת מהמשרד ולהבין מה באמת קורה בשטח, מאלו שבאמת נמצאים בשטח.

במקרה ומשהו משתבש, ההנחיה הייתה שהמנהלים יגיעו למקום שבו הדבר השתבש ויתחילו תהליך של תשאול. התהליך הוא מאוד פשוט: לשאול את האנשים שעוסקים בזה 5 פעמים את השאלה "למה?", כשבכל פעם שואלים את השאלה על התשובה הקודמת.

בפועל, המנהלים לא רק יקבלו את ההסבר המיידי לנושא ("למה זה קרה?") אלא גם את ההיגיון שהוביל לשם. אז, המנהלים יוכלו לקבל החלטה יחד עם העובדים איך לבצע את השינוי ולקבוע יעדים יעילים לביצוע השינוי הזה. עד עכשיו, מגניב לגמרי. רק איך זה יכול לעזור לנו?

איך אפשר לשדרג את שיטת 5 ה"למה" כדי לקבל החלטות טובות יותר?

בעיקרון, שיטת 5 ה"למה" היא שיטה די טובה. היא מאפשרת למצוא את ההיגיון שיצר את המצב הקיים וליצור משימות לשיפור. רק שכל אלה אחלה אם היה לנו מפעל. או אם הייתה לנו חברה גדולה. השאלה היא איך אפשר להשתמש בשיטה הזו גם לקבלת החלטות.

כדי להחליט יותר בקלות, נצטרך לשדרג את השיטה קצת ולהוסיף לה עוד כמה שלבים. וככה, נקבל את שיטת ה"סופר למה":

שלב א' בקבלת החלטות: הגדרת מטרה

בשלב הראשון, נגדיר לעצמנו מה אנחנו מנסים להשיג בהחלטה הזו. כאן, חשוב שהמטרה תהיה ספציפית ככל האפשר כדי שנדע למדוד אם הגענו אליה או אם אנחנו בכלל בדרך הנכונה אליה. דרך יעילה לעשות את זה היא באמצעות מודל המבנ"ה.

למה זה חשוב? כי אם נקבל החלטה כי "מכרו" לנו אפשרות מסוימת והיא בכלל לא מקדמת אותנו למטרה שבאמת חשובה לנו… אולי נתלהב בהתחלה מהבחירה. רק שזה לא באמת יקדם אותנו לאן שרצינו להגיע. אז קודם, נבין לאן אנחנו הולכים.

שלב ב' בקבלת החלטות: הגדרת המצב הנתון

כמו בכל מסלול, לא מספיק שנגדיר לאן נרצה להגיע. חשוב גם להבין איפה אנחנו נמצאים כדי למצוא את המסלול הטוב ביותר. כאן, אנחנו רוצים להגדיר בצורה מדויקת ככל האפשר את המצב שהיינו רוצים לשפר או לשנות. אפשר גם להשתמש במודל המבנ"ה כדי לעשות את זה.

למה זה חשוב? כי לפעמים נדמה לנו שהמצב הקיים טוב יותר או רע יותר מהקיים. וזה, גורם לנו להגיב בצורה שלא באמת תשפר את הקיים. כי הקיים הוא לא מה שנדמה לנו. אם נגדיר את המצב שקיים בצורה מדויקת, נוכל להבין אילו צעדים יידרשו לשיפור המצב.

שלב ג' בקבלת החלטות: לזהות את האפשרויות

כאן, אנחנו ניגשים לקראת קבלת ההחלטה. ובכל החלטה יש בדרך כלל אחד מ-2 מצבים: הראשון, הוא מצב שאנחנו עומדים בפני החלטה אם לעשות משהו או לא. השני, הוא מצב שבו אנחנו צריכים לבחור בין 2 או יותר אפשרויות.

בשני המצבים, חשוב להבין אם יש עוד אפשרויות. אפשר גם לשאול אם אנחנו מול האדם שמציב את האפשרויות. לפעמים, הוא, או שפת הגוף שלו, יספרו לנו שיש. חשוב לדעת אותם. כי לפעמים יש אפשרויות טובות יותר ממה שנדמה לנו.

רק שחשוב לזהות את האפשרויות החליפיות שיכולות לשרת אותנו יותר. ואז לצמצם את הבחירה בין שתי האפשרויות הטובות ביותר (או הפחות גרועות, במקרים אחרים). כאן לא צריך אפילו להסביר למה זה חשוב. כולנו רוצים לבחור בין 2 האפשרויות הטובות יותר.

שלב ד' בקבלת החלטות: לשאול 5 פעמים "למה"

בשלב הרביעי, נשאל את עצמנו 5 פעמים "למה" על כל אחת מהאפשרויות. הטריק הוא לעשות את זה במהירות. לשאול "למה" מיד לאחר שענינו כל תשובה כדי להוציא את התשובה הבאה. כך, נוכל להתחיל מ"למה לבחור באפשרות הזאת" ולחפור בסיבות שמכוונות אותנו אליה.

מאוד חשוב בשלב הזה להיצמד למידע עובדתי ככל האפשר ולא להסתמך על "כי בא לי". למרות שבינינו, זו הסיבה שבגללה אנחנו עושים דברים. רק שאנחנו רוצים לא להסתמך רק על החשק, כי אותו, איש מכירות (או כל אדם משכנע) מיומן יכול להדליק.

אנחנו רוצים להתמקד במשהו שאפשר למדוד או לוודא. וזה לא מקרי. כי נרצה להשתמש במידע הזה בשלב הבא.

שלב ה' בקבלת החלטות: לחבר הכל ביחד

בשלב האחרון נרצה לחבר הכל ביחד. לבדוק את ההיגיון של כל בחירה ביחס למצב שקיים היום וביחס לתוצאה הרצויה. לראות מי מהן מובילה אותנו לשם בצורה יעילה יותר, יציבה יותר או טובה יותר. רק שעכשיו כשה"מפה" מולנו קל לראות איזו דרך מובילה אותנו לשם טוב יותר.

ברוב המקרים, זה יעשה את העבודה. ואם הגענו למקרה הנדיר שבו 2 האפשרויות שוות, תמיד אפשר להשתמש בחוק 3 השניות, שיעזור לנו לקבל את ההחלטה מבלי להתלבט. אפשר לקרוא עוד על זה כאן: חוק 3 השניות לקבלת החלטות מהירות

דוגמה להמחשה

נניח שבעלת עסק רוצה לצלם סרטוני וידאו כדי לקדם את העסק שלה. רק שהיא מרגישה שהיא חייבת לקנות ציוד צילום מקצועי כדי לצלם את הסרטונים שלה. היא נכנסת ליוטיוב ומתחילה לצפות בכל מני סרטונים שמסבירים איזו מצלמה לרכוש. וזה רק מבלבל אותה.

הבעיה היא כזאת: היא תקועה. רוצה להתחיל לצלם וחייבת מצלמה. עד שלא תהיה מצלמה, היא לא תתחיל. והיא בהתלבטות איזו מצלמה לרכוש. ואילו עדשות. ואיזה ציוד מסביב. וזה רק מסבך אותה יותר ומרחיק אותה מההחלטה.

בשלב הראשון, היא מגדירה את המטרה שלה: לצלם את סרטון הווידאו הראשון שלה עד חודש אוקטובר. כבר ממוקד יותר. אחר כך, היא מגדירה את המצב הקיים: היא מפחדת שהסרטונים יהיו באיכות לא טובה מספיק.

האפשרויות שעומדות בפניה קרובות לאין סוף. מצלמות מכל מני סוגים. רק שכשהיא חושבת על האפשרויות, היא פתאום קולטת משהו. הבעיה היא לא באמת בחירת המצלמה אלא לדעת איך לצלם סרטונים באיכות טובה.

עצם ההבנה שקיימת אפשרות כזו, מקרבת אותה הרבה יותר לפתרון. כי ברגע שהיא מתחילה לחפש סרטונים איך לצלם סרטונים באיכות טובה יותר, היא מוצאת כאלה שמסבירים איך לעשות את זה עם אייפון. ואייפון דווקא יש לה.

עכשיו, היא קרובה יותר לביצוע הפעולה שבאמת תקדם אותה לכיוון המטרה שלה. ואחרי שתלמד איך לעשות את זה באמצעות האייפון, היא תוכל להשתדרג למצלמה מעט טובה יותר. רק שאז, היא גם תדע להפיק ממנה סרטונים טובים באמת.

כמה מילים לסיכום

השיטה הזו משרתת אותי כבר קרוב ל-2 עשורים בתהליכי קבלת החלטות. וזה לא שאני לא טועה. אף אחד לא מושלם. רק שכשאני משתמש בה, אני יודע שקיבלתי את ההחלטה הטובה ביותר שיכולתי מתוך המידע שהיה ברשותי. וזו, עד שימצאו דרך לחזור בזמן, אחת הדרכים היעילות ביותר לקבל החלטה ולהיות שלם איתה.

שיהיה לך המשך שבוע מעולה,
ליאור